Im dritten Teil dieses Beitrags stellen wir Ihnen das bei dem Konzern aus der Automatisierungsbranche verwendete Planungstool sowie die zentralen Learnings des Unternehmens bei der treiber- und maßnahmenorientierten Budgetplanung vor.
Vorgestellt hat uns das Konzept Andreas Kramer am 8. Dezember 2016 im C4B-Benchmarking Circle. Er war während des im Vortrag vorgestellten 2015er Planungslaufs für betriebswirtschaftliche Methoden, Gruppenprojekte und die operative Konzernplanung des Unternehmens verantwortlich. Im vorherigen Teil haben wir Ihnen die Ziele des Konzerns vorgestellt. Heute geht es um das verwendete Planungstool und die Learnings des Unternehmens.
Herzstück des im vorherigen Teil skizzierten Planungsansatzes war die Überführung der Planung in das professionelle Planungstool SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC), welches erfolgreich und sehr zufriedenstellend mit Hilfe des BI-Spezialisten Infomotion implementiert wurde. Der Umstieg auf das SAP-Tool ermöglichte eine Reihe von Funktionalitäten, welche durch die zuvor vorhandenen dezentralen (meist Excel-) Systeme nicht möglich waren, z.B.:
- Einheitliche Stammdaten und einfache Pflege z.B. Import aus IST-Systemen
- Detaillierte Überführung und Konsolidierung aller Einzelplanungen in die Konzernplanung
- Automatische multidimensionale Kalkulationen (z.B. ähnlich der Marktergebnisrechnung analog zu SAP CO-PA)
- Szenariorechnungen auf Basis von Treibern und Maßnahmen
- Leichte Überführung der Plandaten in die IST-Reporting Landschaft
- Einheitliche Kommentierungsfunktionen
Auch der Komfort der Planenden im Gruppencontrolling als auch in den dezentralen Einheiten konnte deutlich erhöht werden, z.B. durch:
- Einfacher Zugang, da gewohnter Excel-Oberfläche und modernes Webportal
- Automatische Vorbefüllung und Verteilungen auf Basis von Vergangenheits- und Trenddaten
- Prozesssteuerung (Emails zu Beginn jedes Planungsschritts, Statusmonitor, …) über Webzugang und Email
- Alle relevanten Planungsdaten (z.B. Wechselkursannahmen) konnten zuvor einheitlich abgelegt werden und dem Planer bereitgestellt werden
- Mächtigere Formatierungs- und Validierungsmöglichkeiten in den Templates.
Das Besondere: Die Hoheit des Systems lag dabei nicht in der IT, sondern im Finanzbereich. Während die IT insbesondere die IT-Lösung und die Schnittstellen in das IST-Reporting-System sicherstellte, konnte der Finanzbereich das Planungsgerüst selbstständig definieren und direkt steuern. So konnten auch kurzfristige Änderungen in der Planung durch den Controller schnell eingespielt werden, ohne das eine Vielzahl von Excel-Templates (o.ä.) überarbeitet werden mussten.
Insgesamt ermöglicht die neue Vorgehensweise das treiber- und maßnahmenbasierte ‒ und somit dynamische ‒ Erstellen von einer in sich konsistenten Mittelfrist- und Budgetplanungen. Die systemgestützte Planung war dabei gleichzeitig der Grundstein für die Umstellung des Planungsprozesses auf eine Top-down-Logik, auf deren Basis die Unternehmensplanung um mehrere Monate verkürzt werden konnte.
Die Learnings des Unternehmens:
- Um eine Treiber- und Maßnahmen-Planung erfolgreich zu gestalten braucht es klare Unternehmensziele und Steuerungsgrößen aus dem Top-Management
- Die Trennung in einen „Basecase“ und „strategischen Maßnahmen“ fokussiert die Diskussion auf die wichtigen Steuerungsmöglichkeiten in der Planung
- Erst die Einführung eines zentralen Planungssystems verhalf dem Top-down Ansatz in der Unternehmensplanung zum Durchbruch.
- Die Einführung eines globalen Planungstools (z.B. SAP BPC) ist gleichzeitig der Hebel um Effizienz und Effektivität der Planung sowie die Transparenz deutlich zu erhöhen
- Der Wahl des richtigen Implementierungspartners kommt hohe Bedeutung zu, damit Pragmatismus und Innovation sowie eine effiziente Einführung sichergestellt sind
Haben Sie Fragen dazu an Andreas Kramer? Nehmen Sie gerne Kontakt zu ihm auf: https://www.xing.com/profile/Andreas_Kramer2
https://www.linkedin.com/in/andreas-kramer-919b87106/
Welche Treiber gibt es in Ihrem Unternehmen? Haben Sie diese schon identifiziert? Ich freue mich über Ihre Kommentare oder eine Email an u.schroeder@c4b-team.de.