Vorteile des Einsatzes von Cloud-basierten Planungslösungen

Interview mit Andreas Kramer, Infomotion GmbH

Andreas Kramer verantwortet einen Geschäftsbereich im Bereich Planung & Reporting im Business Intelligence-Umfeld bei der INFOMOTION GmbH, einem bundesweit tätigen Beratungsunternehmen für Business Intelligence, Big Data und Digital Solutions. Der Diplom-Ökonom war zuvor vier Jahre bei der Festo GmbH & Co KG unter anderem für das Gruppencontrolling verantwortlich. Die Redaktion von C4B führte mit ihm ein Interview zu den Vorteilen Cloud-basierter Planungs- und Analytics-Lösungen.

Herr Kramer, viele Jahre lang haben Unternehmen die Unternehmensplanung auf Basis von MS Excel durchgeführt. Was sollte sich ändern?
Andreas Kramer: In vielen Unternehmen und Unternehmensbereichen bewegen sich die Mitarbeiter noch überwiegend in einer auf MS Excel basierten ‚Analytics-Welt‘. Trotz der Harmonisierung der ERP Landschaft und der vermeintlichen Einführung eines zentralen Data Warehouse arbeiten überraschend viele Controller, gerade im Kontext der Planung, noch mit lokalen Daten, ohne Anbindung an zentrale Datenbanken oder die Verwendung moderner Unternehmensplanungslösungen. Das ist zeitaufwändig, zudem ist die Zusammenführung der einzelnen Dateien als manueller Prozess umständlich und fehleranfällig. Auch lassen sich moderne Planungsansätze wie eine top-down basierte oder treiberbasierte Planung so nur schwerlich umsetzten. Und obwohl heutzutage die Unternehmenssteuerung schlanker, integrierter und schneller – kurz agiler – sein muss, haben noch nicht alle Unternehmen für ihre Unternehmens- und Teilplanungen moderne Unternehmensplanungslösungen im Einsatz.

Warum glauben Sie, ist die Zeit für Cloud-basierte Planungslösungen gekommen?
Andreas Kramer: Nun, bisherige Analytics-Lösungen erforderten immer eine Anfangsinvestition. Das hat den Business Case für kleinere und mittlere Betriebe oft nicht einfach gemacht. Mit dem Siegeszug Cloud-basierter Anwendungen hat sich das geändert: Cloud-Produkte werden in der Regel im „as a Service“ Modell angeboten, so dass kein anfänglicher Investitionsbedarf notwendig ist. Auch kleinere Unternehmen können so meist ohne größeren Initialaufwand auf diese Angebote zurückgreifen. Durch die Bereitstellung in der Cloud sind zudem keine eigenen technischen Betriebsfähigkeiten und -ressourcen notwendig, so dass auch hier keine weitere Hürde genommen werden muss.

Neben den genannten Vorteilen – was ist für Sie die zentralen fachlichen Pluspunkte der Cloud-basierten Lösungen?
Andreas Kramer: Wir alle sind mittlerweile sehr an interaktive Benutzeroberflächen sowie Kollaborationsfunktionen gewöhnt und schätzen z.B. die Darstellungsweisen, welche wir durch unseren täglichen Konsum im Web erleben. So sehr Controller auch das Look & Feel von Excel-Anwendungen lieben, die einzelnen Fachabteilungen, die nicht tagtäglich mit Excel arbeiten, wie beispielsweise HR oder der Vertrieb, beißen sich häufig an der Starrheit und mangelnden Interaktivität von Excel. Mit Cloud-basierten Analytics-Lösungen ziehen auch moderne Webtechnologien in Reporting- & Planungstools ein, wie man Sie heute eher von durch den privaten Besuch von Webseiten her kennt. Hierdurch sind die Gestaltungsspielräume für die Oberflächengestaltung um ein Vielfaches flexibler und können, z.B. für einzelne Berichte oder Teilplanungen, individueller auf ihre Zielgruppe hin ausgestaltet werden. So mag für die Planung der Bilanz durch den Finanzer eine Excel-Maske das richtige Format sein, jedoch für die top-down Zielsetzung durch die Geschäftsführung die Darstellung eines interaktiven, simulationsfähigen Treiberbaums viel geeigneter. Auch der Vertriebsleiter, welcher den Absatz seiner Einheit für das nächste Budgetjahre planen soll, wird eine höhere Akzeptanz für das Vorgehen und das Template entgegen bringen, wenn er bereits erste Analysen, Vorberechnungen oder weitere „Smarte Insights“ erhält, die Ihm bei der effektiven Verwendung seiner beschränkten Zeit für die Budgetplanung unterstützen. Für ganz entscheidend halte ich, dass sich auch die Entwicklungszyklen der Anwendungen deutlich verändern. Während Softwarehersteller i.d.R. maximal quartärlich Updates zu Ihren Produkten veröffentlich haben, und diese dann oftmals auch erst nach 6-12 Monaten durch die eigenen IT eingespielt und ausgerollt wurden, werden Cloud-Applikationen deutlich häufiger und ohne notwendigem zutun aktualisiert. Damit sind die Innovationszyklen um ein Vielfaches kürzer und Anwender profitieren unmittelbar von den neusten Funktionen.

Das klingt sehr nutzerzentrisch und interessant. Gibt es denn bereits solche Technologien bei Unternehmen im Einsatz? Und wenn ja, können Sie z.B. eine Lösung nennen?
Ein Vorreiter in dieser Hinsicht ist die auf der HANA Plattform basierende SAP Analytics Cloud. Aufgrund des Cloud-Charakters können die erwähnten Skaleneffekte schnell realisiert werden. Sie kann zudem für das Berichtswesen als auch für die Planung genutzt werden und bietet neben umfangreichen Dashboarding und Reporting-Funktionen eine breite Unterstützung für die Planung. Zu erwähnen wäre z.B. die Abbildung von Treiberbäumen, umfangreiche automatische Verteilfunktionen und Möglichkeiten zur Kommentierung und Kollaboration im Planungsteam. Mit ihr können bspw. eine Top-down Zielsetzung über Treiberbäume für die Geschäftsführer in gemeinsamen Meetings abgeleitet werden und daraufhin eine Gegenplanung unterschiedlicher Teilaspekte, z.B. FTE & Personalaufwand, Marketing-Ausgaben, Umsätze, individuell geplant werden.

Mögliche Finanz- und Betriebsauswirkungen von Entscheidungen lassen sich zunächst in privaten Versionen simulieren und speichern. Diese können später dann veröffentlicht und freigegeben werden. Dabei können alle User in ihrem eigenen Bereich arbeiten und sind über eine einheitliche Schnittstelle miteinander verbunden. Das ist alles sehr anwenderfreundlich. Und für alle Abteilungen hinweg wird eine konsistente Datenquelle (Single Point of Truth) genutzt. Man kann also einfacher planen, budgetieren sowie Prognosen erstellen – und hat im gesamten Unternehmen eine einheitliche Sicht auf Finanzdaten und Kennzahlen. Und sollte im Unternehmen bereits eine umfangreiche Planungs- und Konsolidierungslösung, wie SAP Business Planning & Consolidation im Einsatz sein, so können das Planungsmodell zwischen diesen synchronisiert werden und die SAP Analytics Cloud somit als eine weitere moderne Front-end Technologie verwendet werden.

Viele Unternehmen haben Bedenken in Sachen Datensicherheit und -schutz, wenn es um die Cloud geht. Teilen Sie diese?
Andreas Kramer: Ich denke das Thema ist nicht mehr so prominent wie vor einigen Jahren, da viele Unternehmen ihre Daten bereits bei einem externen Hosting-Dienstleister liegen haben. Neu ist das gesteigerte Bedürfnisse der Unternehmen, dass die Daten in Deutschland liegen und die deutschen Grenzen nicht verlassen. Die meisten Anbieter haben daher heute Cloud-Angebote im Portfolio die dies sicherstellen. Für Unternehmen, welche Ihre Daten dennoch gerne gänzlich in den eigenen Netzwerken halten, gibt es zudem oftmals zwei Möglichkeiten. So bieten einige Produkte die Option zur Umsetzung in einer „privaten Cloud“, sprich im eigenen Netzwerk an. Mit dem Nachteil, dass somit die Skalierungsmöglichkeiten etwas eingeschränkt sind und die Betriebsanforderungen steigen. Viel versprechender ist daher der Ansatz, bei dem die Daten „live“ zur Berichtslaufzeit erst aus dem Datenserver abgerufen werden. Bildlich kommt der Bericht aus der Cloud dazu zu den Daten in das eigene Netzwerk, wird aufgefüllt und dann am lokalen Bildschirm dargestellt. Über ein solches Modell bleiben dann Betriebs- und Skalierungsvorteile weitestgehend erhalten. Dies erfordert aber einen entsprechende Leistungsfähigkeit des Datensystems, welches nach unserer Einschätzung derzeit nur über die SAP HANA (und mit dieser sehr beeindruckend) möglich ist.

Was macht die Lösung in der Cloud noch attraktiv?
Andreas Kramer: Nun, Cloud-basierte Software kauft man nicht, sondern mietet sie – meist zu einem monatlichen Festpreis. Schnelle Updates und die Möglichkeit, die Lösung jederzeit um weitere Funktionen erweitern zu lassen sowie eine einfache Skalierbarkeit bei der schnell neue Nutzer einfach dazu gebucht werden können, machen die Systeme in der Wolke zu auf Basis Ihrer modernen Oberflächen zu einer attraktiven und vor allen Dingen flexiblen Alternative im Vergleich zu einer lokalen „on-premise“ Installation. Zugleich sorgt die Lösung durch die Reduzierung des administrativen Aufwands für freie Kapazitäten für die inhaltliche Betrachtung der Zahlen. Ich bin daher überzeugt, dass bereits in 2-3 Jahren die Mehrzahl an Anschaffungen im Business Intelligence, Analytics und Planungsbereich auf Cloud-basierter Technologie setzen werden.

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